Who we are

IntelliAIScale Inc. ("IAS", "we", "us") provides AI-enabled voice, chat and workflow automation for clinics and businesses.

Contact: 100-5063 North Service Road, Unit 353, Burlington, ON, L7L 5H6, Canada

Email: [email protected]

Phone: +1 289-819-3433

1. Scope

This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, and protect personal information when you visit our websites (including intelliaiscale.ca and landing pages hosted in GoHighLevel), book a demo, communicate with us, or use our products and services.

2. Personal information we collect

  • Identity & Contact: name, email, phone, role, clinic/business details.
  • Booking & Communications: meeting details, form fields, emails, SMS, chat messages, support tickets.
  • Voice & Chat Content (if enabled by customers): call recordings/transcripts, voicemail, bot conversations, intent/metadata.
  • Technical & Usage: IP address, device/browser, pages visited, cookies/UTM, performance logs.
  • Payments (if applicable): we use payment processors; we do not store full card numbers.
  • Sensitive data: We do not intentionally collect health diagnoses or records through our marketing site. Where customers process health information using our tools, we implement administrative, technical and contractual safeguards; customers remain responsible for lawful collection and configuration.

3. Sources

Directly from you (forms, calls, chats), from your organization administrators, from our service providers (analytics, telephony, hosting), and from publicly available sources where permitted.

4. How we use information (purposes)

  • Provide, maintain and improve our services, demos and support
  • Configure voice/chat workflows and route communications
  • Authenticate, prevent fraud/abuse, secure our systems
  • Analyze usage to improve performance and user experience
  • Send service notices and—with your consent where required—marketing communications
  • Comply with legal obligations and enforce agreements
  • Create de-identified and aggregated insights and benchmarks

Performance of a contract; consent (e.g., marketing cookies); legitimate interests (security, product improvement, B2B outreach); legal obligations; vital interests in safety emergencies.

6. Sharing & disclosures

We share personal information with processors that help us operate: hosting/CDN, telephony/voice, AI/NLP, email/SMS, analytics, CRM/support, document storage, and billing/payment providers. Disclosures to authorities occur where required by law. We do not sell personal information and do not engage in cross-context behavioral advertising as defined by CPRA.

7. International transfers

Data may be processed in Canada, the U.S., and other countries. Where required, we use Standard Contractual Clauses and additional safeguards.

8. Retention

We keep personal information only as long as necessary. Typical defaults (configurable by customers):

  • Website forms & chats: 24 months
  • Call recordings/transcripts: 12 months
  • Log data: 12 months
  • Aggregated/de-identified analytics: retained without time limit

We may keep information longer to meet legal obligations, resolve disputes or enforce agreements.

9. Security

We employ encryption in transit, access controls, network segmentation, logging/monitoring, least-privilege, vendor due-diligence, and secure development practices. No method is 100% secure; we notify customers of material incidents as required by law.

10. HIPAA/PHIPA & medical disclaimer

IAS is not a healthcare provider and is not a covered entity under HIPAA. We support compliant workflows and, where needed, will execute Business Associate Agreements with eligible customers/vendors. Under PHIPA (Ontario), we act as a service provider on behalf of custodians; custodians remain responsible for lawful collection and configuration. The services do not provide medical advice or replace professional judgment.

11. Your rights

  • EU/UK (GDPR): access, rectification, erasure, portability, restriction/objection, withdraw consent, lodge a complaint with a supervisory authority.
  • Canada (PIPEDA & Quebec Law 25): access/correction, data mobility where applicable, withdrawal of consent, and rights related to automated decision-making explanations.
  • California (CCPA/CPRA): know, access, delete, correct, limit use of sensitive PI, and opt-out of sale/sharing (we do not sell or share).

To exercise rights, email [email protected] with subject "Privacy Request". We may verify your identity and respond within statutory timeframes. Authorized agents may act on your behalf where permitted.

12. Cookies & tracking

We use strictly necessary, functional, analytics, and (where applicable) marketing cookies. You can manage preferences via our cookie banner or your browser settings.

13. Children

Our services are not directed to children under 13 (or 16 in the EU). We do not knowingly collect such data.

14. Automated decision-making

We do not make solely automated decisions that produce legal or similar significant effects. AI features assist staff; customers remain accountable for outcomes.

15. Third-party links

Our sites may link to third-party sites we do not control. Review their privacy policies.

16. Changes

We may update this Policy from time to time. Material changes will be posted with an updated "Last updated" date.

17. Contact

IntelliAIScale Inc. — Privacy

100-5063 North Service Road, Unit 353, Burlington, ON, L7L 5H6, Canada

[email protected] | +1 289-819-3433

English version prevails in case of conflict.

La version anglaise prévaut en cas de conflit.

Qui nous sommes

IntelliAIScale Inc. (« IAS », « nous », « notre ») fournit des services d'automatisation alimentés par l'IA pour la voix, le chat et les flux de travail destinés aux cliniques et entreprises.

Contact : 100-5063 North Service Road, Unit 353, Burlington, ON, L7L 5H6, Canada

Courriel : [email protected]

Téléphone : +1 289-819-3433

1. Portée

Cette Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons les informations personnelles lorsque vous visitez nos sites web (incluant intelliaiscale.ca et les pages hébergées dans GoHighLevel), réservez une démonstration, communiquez avec nous, ou utilisez nos produits et services.

2. Informations personnelles que nous collectons

  • Identité et Contact : nom, courriel, téléphone, rôle, détails de la clinique/entreprise.
  • Réservations et Communications : détails des réunions, champs de formulaire, courriels, SMS, messages de chat, tickets de support.
  • Contenu Vocal et Chat (si activé par les clients) : enregistrements/transcriptions d'appels, messagerie vocale, conversations de bot, intention/métadonnées.
  • Technique et Utilisation : adresse IP, appareil/navigateur, pages visitées, cookies/UTM, journaux de performance.
  • Paiements (le cas échéant) : nous utilisons des processeurs de paiement ; nous ne stockons pas les numéros de carte complets.
  • Données sensibles : Nous ne collectons pas intentionnellement de diagnostics de santé ou de dossiers via notre site marketing. Lorsque les clients traitent des informations de santé avec nos outils, nous mettons en place des garanties administratives, techniques et contractuelles ; les clients restent responsables de la collecte et configuration légales.

3. Sources

Directement de vous (formulaires, appels, chats), de vos administrateurs d'organisation, de nos fournisseurs de services (analytique, téléphonie, hébergement), et de sources publiquement disponibles lorsque permis.

4. Comment nous utilisons les informations (fins)

  • Fournir, maintenir et améliorer nos services, démonstrations et support
  • Configurer les flux de travail voix/chat et acheminer les communications
  • Authentifier, prévenir la fraude/abus, sécuriser nos systèmes
  • Analyser l'utilisation pour améliorer la performance et l'expérience utilisateur
  • Envoyer des avis de service et—avec votre consentement lorsque requis—des communications marketing
  • Se conformer aux obligations légales et faire respecter les accords
  • Créer des aperçus désidentifiés et agrégés et des références

5. Bases légales (RGPD/UK RGPD)

Exécution d'un contrat ; consentement (ex. cookies marketing) ; intérêts légitimes (sécurité, amélioration produit, prospection B2B) ; obligations légales ; intérêts vitaux lors d'urgences de sécurité.

6. Partage et divulgations

Nous partageons les informations personnelles avec des processeurs qui nous aident à opérer : hébergement/CDN, téléphonie/voix, IA/NLP, courriel/SMS, analytique, CRM/support, stockage de documents, et fournisseurs de facturation/paiement. Les divulgations aux autorités se produisent lorsque requis par la loi. Nous ne vendons pas d'informations personnelles et ne nous engageons pas dans la publicité comportementale inter-contextuelle telle que définie par CPRA.

7. Transferts internationaux

Les données peuvent être traitées au Canada, aux États-Unis, et dans d'autres pays. Lorsque requis, nous utilisons des Clauses Contractuelles Standard et des garanties supplémentaires.

8. Rétention

Nous conservons les informations personnelles seulement aussi longtemps que nécessaire. Défauts typiques (configurables par les clients) :

  • Formulaires web et chats : 24 mois
  • Enregistrements/transcriptions d'appels : 12 mois
  • Données de journal : 12 mois
  • Analytique agrégée/désidentifiée : conservée sans limite de temps

Nous pouvons conserver les informations plus longtemps pour répondre aux obligations légales, résoudre des disputes ou faire respecter les accords.

9. Sécurité

Nous employons le chiffrement en transit, les contrôles d'accès, la segmentation réseau, la journalisation/surveillance, le moindre privilège, la diligence raisonnable des fournisseurs, et les pratiques de développement sécurisé. Aucune méthode n'est 100% sécurisée ; nous notifions les clients des incidents matériels comme requis par la loi.

10. HIPAA/PHIPA et avertissement médical

IAS n'est pas un fournisseur de soins de santé et n'est pas une entité couverte sous HIPAA. Nous supportons les flux de travail conformes et, lorsque nécessaire, exécuterons des Accords d'Associé d'Affaires avec les clients/fournisseurs éligibles. Sous PHIPA (Ontario), nous agissons comme fournisseur de services au nom des dépositaires ; les dépositaires restent responsables de la collecte et configuration légales. Les services ne fournissent pas de conseils médicaux ou ne remplacent pas le jugement professionnel.

11. Vos droits

  • UE/RU (RGPD) : accès, rectification, effacement, portabilité, restriction/objection, retrait du consentement, déposer une plainte auprès d'une autorité de surveillance.
  • Canada (PIPEDA et Loi 25 du Québec) : accès/correction, mobilité des données lorsque applicable, retrait du consentement, et droits liés aux explications de prise de décision automatisée.
  • Californie (CCPA/CPRA) : connaître, accéder, supprimer, corriger, limiter l'utilisation des IP sensibles, et se retirer de la vente/partage (nous ne vendons ni ne partageons).

Pour exercer vos droits, envoyez un courriel à [email protected] avec l'objet "Demande de confidentialité". Nous pouvons vérifier votre identité et répondre dans les délais statutaires. Les agents autorisés peuvent agir en votre nom lorsque permis.

12. Cookies et suivi

Nous utilisons des cookies strictement nécessaires, fonctionnels, analytiques, et (lorsque applicable) marketing. Vous pouvez gérer les préférences via notre bannière de cookies ou les paramètres de votre navigateur.

13. Enfants

Nos services ne sont pas dirigés vers les enfants de moins de 13 ans (ou 16 dans l'UE). Nous ne collectons pas sciemment de telles données.

14. Prise de décision automatisée

Nous ne prenons pas de décisions uniquement automatisées qui produisent des effets légaux ou similaires significatifs. Les fonctionnalités IA assistent le personnel ; les clients restent responsables des résultats.

15. Liens tiers

Nos sites peuvent lier vers des sites tiers que nous ne contrôlons pas. Consultez leurs politiques de confidentialité.

16. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de temps à autre. Les changements matériels seront publiés avec une date "Dernière mise à jour" actualisée.

17. Contact

IntelliAIScale Inc. — Confidentialité

100-5063 North Service Road, Unit 353, Burlington, ON, L7L 5H6, Canada

[email protected] | +1 289-819-3433

La version anglaise prévaut en cas de conflit.